Einlass und Empfang

Bei einer Veranstaltung ist es wichtig, dass sich alle willkommen fühlen und sich gerne dabei einbringen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist es unter anderem, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer freundlich und aufmerksam zu empfangen. Betritt eine Person den Veranstaltungsort, dann sollte sie nicht das Gefühl bekommen, „verloren” zu sein. Sondern ihr sollte gleich bewusst werden, dass sie bei Bedarf Unterstützung erhält.

Die wichtigsten Punkte

Es gibt einen aufmerksamen und hilfsbereiten Begrüßungsdienst.
Es gibt einen Empfangstresen mit einer informierten und hilfsbereiten Kontaktperson.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gut zu erkennen.
Am Empfangstresen befinden sich alle für die Veranstaltung nötigen Materialien.
Die Materialien sind so aufbereitet, dass alle sie vor Ort wahrnehmen kann (Stichwort: Mehr-Sinne-Prinzip siehe Kapitel Allgemeine Prinzipien).
Es werden Orientierungshilfen vorbereitet.

Welche weiteren Punkte zu beachten sind, ist in der detaillierten Checkliste nachzulesen.

Im Detail erklärt

Begrüßungsdienst

Das Wichtigste beim Einlass und Empfang sind aufmerksame und geschulte Personen, die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Seite stehen und sie bei Bedarf fragen: „Brauchen Sie Hilfe”. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie im besten Fall alle anderen Veranstaltungsmitarbeitenden sollten sich deshalb mit diesem oder einem anderen Leitfaden zum Thema beschäftigt haben.

Die Person, die für den Begrüßungsdienst zugeteilt ist, sollte besonders aufmerksam sein. Sie erklärt den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, was als nächstes zu tun ist und wo sie hin müssen. Außerdem bietet sie bei Bedarf Hilfe an.

Empfangstresen und Kontaktperson

Bei großen Veranstaltungen gibt es oft einen Empfangstresen beziehungsweise einen Informationstisch. Auch hier ist es wichtig, dass eine Ansprechperson zur Verfügung steht. Sie informiert über Besonderheiten zur Veranstaltung und kann die Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Ablauf, zum Programm, zum Gebäude und Raum beantworten.

Solche Informationen sind im Idealfall zusätzlich auf einem Plakat oder in einem Programmheft abgebildet, damit sich alle selbstständig einen Überblick verschaffen können.

Der Empfangstresen kann außerdem ein Koordinationspunkt für die Mitarbeitenden sein, die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern während der Veranstaltung helfen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten gut zu erkennen sein, etwa durch die Kleidung oder durch auffällige Plaketten zum Anstecken.

Informationsmaterialien vor Ort

An dem Informationstisch werden in der Regel alle wichtigen und kurzfristig erstellten Materialien für die Veranstaltung ausgegeben. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Programmhefte und andere Tischvorlagen. Auch Namensschilder, Tischkarten oder Stimmzettel werden dort ausgegeben. Bei all den Materialien ist es wichtig, dass den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erklärt wird, warum oder wofür sie diese Materialien bekommen.

Alle Informationsmaterialien sollten so aufbereitet werden, dass sie von allen wahrgenommen werden können. Das heißt, für ein gedrucktes Dokument gibt es eine Alternative in großer Schrift und in Brailleschrift. Es wird außerdem als Audio-Datei zum Anhören aufbereitet. Im besten Fall gibt es auch eine Fassung in Leichter Sprache für Menschen mit Lernschwierigkeiten. Gehörlose Teilnehmerinnen und Teilnehmer freuen sich, wenn sie eine kurze Zusammenfassung in Gebärden als Video bereitgestellt bekommen. So stellen die Veranstaltenden sicher, dass ein großer Teil der Eingeladenen die Informationen vor Ort eigenständig wahrnehmen kann.

Aufbereitung von Inhalten
Ausführliche Informationen zu den unterschiedlichen Inhalten und Formaten der Materialien befinden sich im Kapitel Aufbereitung von Inhalten.

Orientierungshilfen

Bei komplexen Veranstaltungen in großen Gebäuden sollten Orientierungshilfen für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vorbereitet werden. Gebäude- und Raumpläne können als Tischvorlagen bereitgestellt werden oder ein Raumplan wird im Großformat an eine Wand gehängt. Für blinde und sehbehinderte Menschen sollten taktile Pläne vorbereitet werden, damit auch sie sich möglichst selbständig orientieren können. Außer Plänen können Leitstreifen und Schilder angebracht werden, die die Informationen ebenfalls taktil beispielsweise als Braille- oder Pyramidenschrift enthalten. Zudem können auditive Hilfen angeboten werden.

Linkliste
Weitere Informationen zum Thema „Orientierungshilfen” sind in der Linkliste in der Kategorie Beschilderung und Leitsysteme zu finden.

Neue Lösungswege

Materialien auf einer Website

Einigen Personen hilft es, wenn sie die Tischvorlagen in den unterschiedlichsten Formaten nicht erst am Veranstaltungstag bekommen, sondern im Voraus. Blinde Menschen können die Dokumente dann mit ihren Screenreadern lesen und Menschen mit Lernschwierigkeiten haben mehr Zeit, die Dokumente durchzuarbeiten.

Die Materialien können den Teilnehmerinnen und Teilnehmern beispielsweise auf einer Website zur Verfügung gestellt werden. Alle können sich dort die für sie wichtigen Dateien und Formate anschauen oder herunterladen. Bei einer Veranstaltung mit vielen Materialien kann ein Filter eingebaut werden, um das richtige Medienangebot für sich zu finden.

Internetzugang vor Ort

Damit alle auch vor Ort Zugriff auf das Webangebot der Veranstaltung haben oder nützliche Programme im Internet nutzen können, kann ein drahtloses lokales Netzwerk eingerichtet werden.

Das Angebot sollte klar und deutlich am Empfangstresen wahrzunehmen sein.

Um es den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu erleichtern, sich einzuloggen oder die Website der Veranstaltung aufzurufen, werden für Smartphone– und Tablet-Nutzerinnen und -Nutzer sogenannte QR Codes vorbereitet. Diese können mit einer App einfach abgescannt werden, um die Website automatisch aufzurufen. Kurzlinks der Websites erleichtern das Eintippen einer Webadresse in ein Browserfenster.

Mobile Endgeräte im Einsatz

Digitale Dateien wie Videos oder Audioaufnahmen können für Menschen ohne eigene mobile Endgeräte, auf ein Gerät vor Ort oder ein paar mobile Geräte am Empfang gespielt werden. Hierfür eignen sich zum Beispiel Tablets mit Kopfhörern sehr gut.

So kann sich eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer, die oder der schlecht sehen kann, das Tablet zum Lesen der Informationsmaterialien in vergrößerter Ansicht ausleihen. Eine blinde Person kann sich das Veranstaltungsprogramm als Audioaufnahme anhören und ein gehörloser Mensch kann sich eine kurze Zusammenfassung der Tischvorlagen als Gebärdensprachvideo anschauen.